Organisationsmodell

En organisationsmodell används för att beskriva hur en verksamhet är organiserad med avseende på avdelningar eller enheter, roller och befattningar samt individer. Modellen visar förhållandet mellan dessa element och hjälper till att visualisera hur en verksamhet är uppbyggd. I en organisationsmodell framgår också vem som besitter eller kan axla en viss roll och vem eller vilken befattning ansvarar för en viss organisatorisk enhet.

Organisationsmodellen är en viktig pusselbit för att medarbetare ska kunna navigera på ett bra sätt i ledningssystemet. Det brukar ju vara allmänt känt för de flesta i en organisation vem som är chef men för en nyanställd kan det vara bra utgå från sig egen roll eller befattning för att snabbt kunna hitta vilka processer man är delaktig i.

I en organisationsmodell använder vi ett antal olika objekt. Organisation, Befattning, Roll, Individ och Forum.

Organisation

Organisationsobjektet används för att namnge en hel organisation, avdelning eller enhet. Namngivningen baseras oftast på funktioner där resurser med kompetens inom samma område samlas. Exempel på en organisatorisk enhet kan vara Ekonomiavdelning, Stab eller Projektkontor.

Roll och befattning

En befattning är en ”titel” och oftast något man kan anställas som i en organisation. Den representerar en position och kan vara huvudansvarig för en eller tillhöra en organisatorisk enhet. En befattning kan bestå av en eller flera roller. Exempel på befattning kan vara IT-Chef, Ekonomiassistent eller Systemutvecklare.

En roll är en kompetens- eller ansvarsprofil som uppstår från ett behov i en process, ett projekt, ett möte eller kring ett system. Rollen kan vara kopplad till en befattning, men kan också vara knuten direkt till en individ. Exempel på roller kan vara Projektledare, Handläggare, Systemförvaltare.

Det är dock viktigt att notera att det inte är självklart vad som ska benämnas som en befattning respektive roll i organisation. I en verksamhet som driver många stora projekt är det vanligt att projektledare en befattning. Man anställer personer med titeln projektledare, de har specifika kompetenser, arbetsuppgifter och ansvar. I en annan organisation, där projekt är mer temporära och tillfälliga, kan projektledaren istället vara en roll. Typiskt här är att en person som är anställd i en annan befattning tillfälligt kliver in i rollen som projektledare.

I 2c8 Apps kan vi åskådliggöra detta med hjälp av relationer, se mer nedan!

Individ

En individ representerar en verklig person och när man benämner en individ skrivs personens namn på objektet. I större organisationer med många anställda brukar det vara mest praktiskt att bara ange individer som innehar befattningar på en högre nivå, eller som besitter specifika viktiga roller. I mindre organisationer kan man dock kosta på sig att lägga in samtliga anställda.

Forum

Ett forum kan beskrivas som en sammanslutning av människor som har ett gemensamt, tydligt definierat syfte och ett specifikt ansvar. Syftet kan till exempel vara att dela och sprida information, lösa problem, fatta beslut eller följa upp och utvärdera resultat. Vanliga exempel på forum i en organisation är styrelse, ledningsgrupp, styrgrupp, produktråd eller skyddskommitté.

Arbetet inom ett forum sker oftast genom olika former av möten där frågor förbereds, diskuteras, beslutas och kommuniceras vidare. För att ett möte ska fungera krävs en input och resultatet från mötet är dess output. Forum står sällan ensamma, utan har vanligen en tydlig koppling till andra forum, befattningar och roller inom organisationen.

I 2c8 Apps kan du kartlägga din mötesstruktur, se vidare i denna artikel. 

Relationer

Roller, befattningar och individer kan såklart tillhöra en organisatorisk enhet, det är kanske den mest uppenbara relationen mellan objekt i organisationsmodell. Men vi kan vara mer detaljerade än så. I 2c8 Apps kan vi också visualisera förhållandet mellan en individ, roll och befattning.

Om vi börjar med befattning så kan den innehålla ett antal roller som ingår i befattningens ansvar. Tex en chef kan ha rollen som budgetansvarig och personalansvarig. Här kan vi använda relationen Består av.

En individ kan inneha en befattning eller en roll och här använder vi relationen besitter för att beskriva det förhållandet. Om en individ innehar en befattning så besitter också individen de roller som befattningen består av. En individ kan också ha kompetensen att inneha roller utöver vad som ingår i befattningen och här kan vi använda relationen Kan spela för att visualisera detta.

Vad man vill visa i en specifik organisationsmodell beror på syftet i det specifika fallet och det kan bli komplext om man försöker visa alla relationer i en och samma bild. Nedan finns ett exempel som visar en lagom komplex struktur.