Möteskartläggning

En möteskartläggning är metod för att skapa strukturerad och effektiv möteshantering och möteskultur i en verksamhet. Kartläggningen visar också hur mycket tid vi lägger på möten och vad vi får ut av det. Målet med kartläggningen är att få effektivare möten, bättre arbetsfokus och tydligare kommunikation. Om vi upplever att vi har många möten som inte leder till något konkret – eller att medarbetarna har alldeles för mycket möten i kalendern så de knappt har tid att arbeta, då är det dags för en möteskartläggning. 

Nuläge

Precis som andra utvecklingsmetoder behöver vi först identifiera nuläget.  I detta skede kartlägger vi vilka möten vi har, hur ofta de sker, vilka beslut tas och vad för information ges. Vi ska också titta på vilka som deltar i mötet. Nulägesanalysen kan först börja med en brainstorming i en workshop, därefter tillägg av information så som deltagare och syfte med mötet.

Sluta, fortsätta, börja med

När vi har identifierat vilka möten organisationen eller avdelningen har, ska dessa gallras eller sorteras i tre olika kategorier: Vad vi ska sluta med, vad vi ska fortsätta med och vad som saknas, alltså vad vi ska börja med.  

Resultat

De möten vi har bestämt att vi ska fortsätta och börja med ska vi sen sätta en struktur för. Vi ska identifiera i vilket forum det ska ske, hur och hur ofta mötet ska genomföras, alltså fysiskt, digitalt, mejl och tidsåtgång. Till exempel har vi identifierat att vi ska fortsätta med APT – men förändra det till varannan vecka med tidsåtgång 45 minuter per gång. 

Vi ska också sätta ansvarig för mötet, syfte och mål med mötet och sätta en agenda.  

När vi sen har gjort detta med samtliga möten på avdelningen, ska vi kartlägga dessa i ett årshjul och skicka ut mötesmattan, med en helt ny mötesstruktur!