Begrepps- och informationsmodellering i 2c8.

Varför gör vi begrepps- och informationsmodellering?

Den kanske vanligaste modellen vi använder i 2c8 Apps är processmodellen. Det finns goda skäl till det eftersom den svarar på vad vi gör, hur vi gör och vem som gör arbetsuppgifter och aktiviteter i en organisation. I 2c8 Apps kan vi också skapa andra modeller som komplement till våra processmodeller, tex organisationsmodell, intressentmodell, applikationsmodell m fl. Dessa beskriver vår verksamhet ur olika perspektiv.

Utöver de traditionella modellerna kan vi också beskriva vilken information som finns och används i en verksamhet. Information kan finnas i många former, tex i dokument, i presentationer, i olika IT-system, webbplatser, intranät mm. Till skillnad från övriga modeller som kan sägas beskriva verksamheten och organisationen i sig, från olika håll eller i olika perspektiv, så beskriver en begrepps- eller informationsmodell den information som är en förutsättning för att verksamheten ska kunna genomföras.

Den information vi fokuserar på när vi pratar om informationsmodellering är den information som möjliggör vår organisations verksamhet. Till exempel så behöver vi inte nödvändigtvis ta med information om våra lokaler, mötesrumsbokningar eller fredagsfikat i vår informationsmodell. Däremot begrepp såsom kund, produkt och tjänst brukar vara centrala och har en given plats i modelleringsarbetet.

En bra begrepps- eller informationsmodell ger oss också en enhetlighet kring verksamhetens begrepp. Om olika delar av organisationen använder olika begrepp för samma sak kan det förstås bli förvirrande. Det här gäller såväl i det allmänna samtalet som i skrivna dokument, IT-system, modeller mm. Till exempel i kommunal verksamhet kan man prata om medborgare, brukare eller kund och mena samma sak. Det är viktigt, inte minst i IT-system, dokument och modeller, att man enas kring de begrepp man ska använda. Att byta språkbruk och begrepp i efterhand kan bli en dyr affär.

Central information i en organisation tenderar också att vara stabil över tid om man jämför med tex organisation och arbetsprocesser. Vi har väl alla varit med om omorganisationer där man får en ny organisation men där det även blir ändringar i processer och arbetssätt. Central information och begrepp brukar dock bestå genom sådana förändringar. Eftersom informationen är mer beständig kommer också en bra informationsmodell vara till nytta under lång tid i vår organisation samtidigt som den kräver relativt lite resurser för underhåll och förvaltning.

Informationsmodellering i 2c8 Apps

I 2c8 Modeling Tool finns två typer av modeller vi kan använda när vi modellerar vår information. En begreppsmodell och en informationsmodell.

Begreppsmodell

När vi gör en begreppsmodell så utgår vi från verksamhetens vanliga begrepp. Helt enkelt de ord, namn och begrepp man dagligen använder i dokument, IT-system och i det dagliga språkbruket. Typiska begrepp som brukar vara intressanta är Kund, Order, Produkt, Leverantör etc. Det är också viktigt att hitta relationen mellan olika begrepp och ta med dem i begreppsmodellen. När man gör en begreppsmodell kan, eller kanske till och med bör, man hålla ett övergripande tänk och inte fokusera för mycket på att allt blir enhetligt och strukturerat. Det är viktigare att man får med det som är centralt och inte missar viktiga aspekter än att struktur mm blir korrekt i ett första skede. Man kan se begreppsmodellen som ett första steg till en bra informationsmodell.

I en begreppsmodell vill man också visa vilken relation som finns mellan olika begrepp. Det är bra att namnge relationen men till skillnad från en informationsmodell så anger man inte typen av relation. Ett exempel på en relation i en begreppsmodell är tex mellan Kund och Order, där relationen kan namnges som ”Lagd av”. Där läser man alltså modellen som att en Order är ”lagd av” en Kund.

Bild: Exempel på begreppsmodell

Informationsmodell

I en informationsmodell finns det mer struktur och man ska vara mer noggrann med vilka begrepp från verksamheten som ska vara entiteter, vad som är egenskaper och vilken typ av relation som finns mellan de olika entiteterna. Om man tex i en begreppsmodell identifierat Order och Orderdatum så kommer man sannolikt i en informationsmodell att dokumentera Order som en entitet och Orderdatum som en egenskap på Order, inte som en entitet. 

Relationen mellan entiteterna kan vara av olika typ:

• En-till-en
• En-till-många
• Många-till-många

I exemplet med Order och Kund så skulle det sannolikt bli en en-till-många-relation mellan de entiteterna så att man kan läsa modellen som att en Kund kan lägga många Order, men en Order tillhör bara en Kund.

Bild: Exempel på informationsmodell

Informationsmodellens kopplingar till andra modelltyper

Den tydligaste kopplingen mellan en informationsmodell och övriga modelltyper går via affärsobjektet. Om vi har en aktivitet Skapa order, där resultatet, föga förvånande, är en Order, så finns en direkt och uppenbar koppling mellan affärsobjektet Order och entiteten Order i informationsmodellen. Men här finns även en mer indirekt koppling mellan själva aktiviteten Skapa order och informationsmodellen då man sannolikt behöver information om både Kund och tex Artikel för att kunna skapa sin order.

I 2c8 Apps kan man återanvända de objekt man skapar. De kan användas i alla typer av modeller och även i begrepps- och informationsmodeller. Alla objekt som återanvänds i en informationsmodell visas där som en entitet och med en markering i hörnet som indikerar vilken typ av objekt det är i övriga modeller. 

Bild: Exempel på informationsmodell med återanvända objekt

Om du vill lära dig mer om begrepps- och informationsmodellering  rekommenderar vi utbildningen Informationsmodellering med 2c8 Modeling Tool.