Vad är ett ledningssystem?

Ledningssystem kan benämnas på olika sätt, till exempel kvalitetssystem och verksamhetsledningssystem, men syftar oftast på samma sak, att tydliggöra hur vi systematiskt förbättrar och justerar vår verksamhet för att möta våra uppsatta mål. Ett ledningssystem kan övergripande ses som ett verktyg för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten. Ledningssystemet ska utgå från verksamhetens mål och strategi för att tydliggöra hur vi går till väga för att tillgodose våra intressenters krav och behov. Genom att vara medveten om vilka krav våra intressenter ställer och vilka risker som finns så kan vi säkerställa genom våra processer och aktivitetsflöden att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle. Ledningssystemet blir således ett redskap för våra medarbetare och ett styrmedel för ledningen.

Det finns olika inriktningar på ledningssystem, till exempel kvalité, miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet. För dessa inriktningar finns det ledningssystemstandarder till hjälp för att ge organisationer stöd och vägledning för att bygga upp ledningssystemet. Här kan verksamheten själv bestämma om man vill certifiera sig mot en viss standard som i sin tur visar att verksamheten förstår sina kunders behov, har ordning och reda, har ett riskbaserat tänkande, arbetar med ständiga förbättringar och är långsiktigt konkurrenskraftiga.

Oavsett om verksamheten väljer att certifierat sitt ledningssystem eller inte så medför ledningssystemet i sig att ledningen ser att rätt arbete görs, med rätt kompetens på rätt plats och vid rätt tillfälle, vilket bidrar till en enhetlig bild inom organisationen och gör att alla kan arbeta mot samma mål. Verksamheten får ett standardiserat arbetssätt som skapar en mer effektiv verksamhet med rätt kvalitet och optimerade resultat. Att arbeta med ständiga förbättringar blir också en naturlig del i arbetet.

Med 2c8 Apps har ni möjlighet att skapa digitala användarvänliga ledningssystem, vilket gör det enkelt och lättillgängligt för alla inom organisationen att hitta information på en och samma plats.

Hur skapar vi ett visuellt ledningssystem i 2c8?

För att skapa ett ledningssystem i 2c8 så rekommenderar vi att skapa det genom ett angreppsätt som vi kallar för IRPO, som står för Intressentmodell, Relationsmodell, Processmodell och Organisationsmodell. Principen bygger på att identifiera verksamhetens intressenter genom att skapa intressentmodeller för att få en förståelse hur dess omvärld ser ut, det vill säga vilka intressenter som verksamheten har att förhålla sig till. 

BILD: Exempel på intressentmodell

När vi har identifierat intressenterna så kan vi genom våra relationsmodeller visa hur relationen ser ut till varje specifik intressent. Varje relationsmodell visualiserar alltså behov, vad det är som efterfrågas, vilken information som utbyts och vilka krav som ställs, både från intressenterna till verksamheten, men även från verksamheten till intressenterna. Informationen som vi får i våra relationsmodeller används sedan för att identifiera vilka processer som behöver finnas för att tillgodose intressenternas krav och behov. 

BILD: Exempel på relationsmodell

För att skapa en förståelse för hur verksamhetens processer ser ut så rekommenderar vi att först skapa en översiktsbild över processerna, en så kallad huvudprocesskarta. En huvudprocesskarta består vanligtvis av en indelning av processerna där ledningsprocesser, huvudprocesser och kärnprocesser representeras. Ledningsprocesserna syftar till att beskriva hur vi planerar och följer upp vår verksamhet. Huvudprocesserna beskriver hur vi tillgodoser våra huvudintressenters krav och behov. Stödprocesserna beskriver de processer som vi behöver för att möjliggöra vår verksamhet, som ofta är indirekt kopplade till våra huvudintressenter. 

BILD: Exempel på huvudprocesskarta

När vi har skapat vår huvudprocesskarta kan vi sedan gå vidare och beskriva mer detaljerat hur vi utför våra olika processer. På den underliggande nivån kan vi välja att antingen beskriva processerna via delprocesser eller direkt ner på den mest detaljerade aktivitetsnivån beroende på hur stor och komplex processen är. Per definition så består en process alltid av flera sammanlänkade aktiviteter, så oavsett hur många delprocessnivåer en process består av så är alltid aktivitetsnivån den nivån där vi beskriver aktiviteterna vi utför i processen. På aktivitetsnivån beskriver vi även vem som utför vad och hur vi gör det. 

BILD: Exempel på delprocessnivå

BILD: Exempel på process beskriven på aktivitetsnivå

När vi har synliggjort vilka olika ansvarsområden som finns i våra processer så kan vi tydliggöra vart dessa ansvar, ofta specificerat som befattningar och roller, finns i vår organisation. Detta visualiseras i våra organisationsmodeller, där vi har möjlighet att visa vår övergripande organisationsstruktur samt mer detaljerad information vart våra olika befattningar tillhör samt vilka roller våra olika befattningar besitter eller kan spela.

BID: Exempel på organisationsmodell

BILD: Exempel på organisationsmodell beskriven för en avdelning

För att lära dig mer om hur ni kan använda 2c8 för att skapa ledningssystem så rekommenderar vi utbildningen Fördjupning i 2c8 metoden