Vad är dokumentrötter och vad används de till?

Dokumentrötter kan användas för att skapa en gemensam "rot" för en samling dokument, exempelvis en mapp på en gemensam nätverksplats eller en plats på en webbsida. Fördelen med att använda sig av dokumentrötter är att det är enkelt att flytta dokumenten till en ny plats. Istället för att manuellt behöva ändra på alla sökvägar på varje individuellt dokument kan du istället enbart ändra dokumentrotens sökväg. Så länge dokumentnamnen är konstanta så kommer alla länkar fortfarande att fungera. 

När det finns dokumentrötter i ett repository kommer dessa att dyka upp som alternativ när du redigerar ett dokument. Du väljer då en dokumentrot och skriver sedan bara in dokumentets sökväg relativt till denna rot, alternativt klickar på "Bläddra" för att leta upp dokumentet relativt roten om det är en filsökväg.

Nedan kommer ett exempel där du kan använda dig av dokumentrötter:

Inom din organisation lagrar ni i dagsläget alla era dokument på denna sökväg: D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\

I framtiden vill ni dock kunna ändra denna sökväg och istället lägga era dokument på nätverksplatsen K:, utan att manuellt behöva göra om alla dokumentlänkar i 2c8 Apps. Då är det till fördel att skapa en dokumentrot.

Denna dokumentrot skulle då se ut så här: D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\. Detta eftersom en stor del av era dokument ligger i mappen "Socialförvaltningen" och den är konstant. 

För att skapa en dokumentrot gör du följande:

1. Klicka på "Utforskaren" i vänsterpanelen.
   
   
2. Dubbelklicka sedan på "Dokumentrötter" i den övre delen av vänsterpanelen.
   
   
   
   
3. Klicka sedan på "plus" för att skapa en ny dokumentrot. 
   
   
   Här namnger vi dokumentroten, exempelvis till "Socialförvaltningen" eller liknande, bara så att vi vet vilken mapp dokumentroten hänvisar till. Vi lägger sedan in den sökväg som kommer vara konstant, i detta fall D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\ eftersom våra dokument ligger i mappen "Socialförvaltningen". Vår nya dokumentrot kommer då se ut så här:
   

När vi sedan skapar ett dokument kan vi då använda oss av denna dokumentrot. I exemplet nedan har vi först valt dokumentroten "Socialförvaltningen". Vi har sedan klickat på knappen "Bläddra" och därmed direkt landat på denna sökväg: D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\ för att sedan välja dokumentet "personalpolicy.docx". Hela sökvägen till dokumentet ser ut så här: D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\personalpolicy.docx, eller med andra ord "dokumentrot + dokument".

Ändra sökväg på befintlig dokumentrot

Låt oss säga att ni skapat 250 dokument som använder sig av dokumentroten "Socialförvaltningen". När ni sedan vill byta nätverksplats för era dokument, från exempelvis D: till K:, så räcker det med att ni ändrar i själva dokumentroten och inte alla 250 dokument var för sig. Detta gör du genom att dubbelklicka på "Dokumentrötter" i vänsterpanelen och sedan editera dokumentroten genom att dubbelklicka på den. Här ersätter du nu D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\ med K:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\, förutsatt att själva nätverksplatsen är det enda som har ändrat sig i sökvägen. Nu kommer alla dokumentlänkar i 2c8 Apps som använde sig av dokumentroten "Socialförvaltningen" istället peka på "K:". 

Ersätta redan befintliga sökvägar i dokumentlänkar med dokumentrötter 

Har du ännu inte börjat använda dig av dokumentrötter men redan har skapat massa dokumentlänkar? Ofta inser man i efterhand att man borde ha använt sig av dokumentrötter för att exempelvis undvika problematiken som uppstår när vi flyttar alla våra dokument från en plats till en annan. Därför finns funktionen "Matcha mot dokumentrötter".

Säg att en stor del av era dokument pekar på sökvägen D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\ men ni vill nu ersätta D: mot K:, vilket skulle resultera i en ny sökväg som ser ut så här: K:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\.

För att slippa ändra varje dokument var för sig, så kan du istället göra följande:

1. Skapa en ny dokumentrot som pekar på er befintliga sökväg för era dokument, i detta fall: D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\. Hur du skapar en ny dokumentrot förklaras i högre upp i denna artikel. 
   
   
2. Klicka sedan på "Utforskaren" i vänsterpanelen och dubbelklicka sedan på "Dokument". 
   
   
   
   
3. En vy i Utforskaren kommer då öppnas där du ser alla era dokument. Välj att visa kolumnen "Sökväg" längst ut till höger i Utforskaren.
   
   
   
4. Här kan vi då se alla våra dokument och dess sökvägar. I detta fall så vill vi markera alla dokument som pekar på D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\.
   
   
5. När vi markerat alla dokument som innehåller sökvägen ovan klickar vi sedan på "Matcha mot dokumentrötter" i verktygsfältet. Här får vi då upp alla dokument och den dokumentrot (den vi skapade i första steget) som matchar sökvägen för våra befintliga dokument. Vi markerar de dokument som matchar mot dokumentroten och klickar sedan "check". 
   
   
   
   
6. Vi har nu ersatt sökvägen för våra dokument med en dokumentrot. Detta ger oss möjligheten att sedan ändra dokumentroten för att matcha med vår nya sökväg när vi sedan flyttar alla våra dokument.
   
   
   Dokumenten ser nu ut så här då vi ersatt sökvägen med en dokumentrot hela vägen fram till det specifika dokumentet:
   
   
   
   
   
   
7. Nu kan du ändra dokumentroten genom att följa instruktionerna under ovan avsnitt "Ändra sökväg på befintlig dokumentrot". Sammanfattningsvis har vi nu matchat våra befintliga dokument till en dokumentrot vi skapat, och därmed skapat möjligheten att ändra sökvägen på vår dokumentrot från vår gamla plats D:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\ till vår nya plats K:\Våra gemensamma dokument\Ledningssystem\Socialförvaltningen\.