Inställningar för Sharepoint plugin

Pluginet gör dokumenten som skapas och lagras i SharePoint automatiskt tillgängliga i 2c8. Det använder 2c8:s inbyggda dokumentlänksfunktioner, vilket innebär att dokument kan länkas, visas i urval, listor och matriser och filtreras baserat på metadata som exempelvis dokumenttyp, process, godkännandedatum eller ansvarig roll.

Installation och uppsättning

Steg 1 – Skapa åtkomst via Azure AD

För att 2c8 ska få åtkomst till SharePoint används en Azure AD-app.

Läs bifogat dokument 2c8 Plugin -Åtkomstmetod.pdf (Längst ned)

Steg 2 – Installation

För att installera pluginet i 2c8, se artikel Administrera plugin

Steg 3 – Ange licens och koppling

Licensnyckel och webbtjänstens url erhålls från Axalon vid köp av pluginet. En licens gäller för hela organisationen.

Om inte fliken för Sharepoint inställningarna är öppen så öppnas den genom meny Verktyg > Dokumentkällor > SharePoint

1. Klistra in licensnyckeln.
2. Välj om kopplingen ska ske mot Office 365 eller on-premise SharePoint.
3. Klistra in adressen till webbstjänsten. 
4. Ange om 2c8 ska visa dokumentens filnamn eller rubrik.

Steg 4 – Länka till Dokumentbibliotek/Lista

1. Klicka på plusset till höger.
2. Ange URL till er SharePoint-site och döp den.
3. Välj vilka dokumentbibliotek eller listor som ska läsas in.
4. Markera de metadatafält som ska importeras till 2c8 (t.ex. Datum och dokumentförvaltare).

Steg 5 – Skapa filter

Filter fungerar som vyer i SharePoint och används för att välja ut dokument som ska visas i 2c8. Flera filter kan skapas för att underlätta sortering.

1. Klicka på plusset till höger.
2. Ge filtret ett beskrivande namn (tex. Mallar eller Ekonomidokument).
3. Välj bibliotek (det som skapades ovan)
4. Välj vilken metadata som filtret ska baseras på. (t.ex. Dokument typ)

Alla dokument som uppfyller filtervillkoren är nu tillgängliga för användning i 2c8:s modeller, listor och matriser – precis som vanliga dokumentlänkar.